رویکرد شش سیگما یک روش مدیریتی است که بر بهبود کیفیت و کاهش خطاها در فرایندهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و خدماتی متمرکز است. رتبه‌بندی آموزشی روش شش سیگما با کمربند سبز آغاز می‌شود و نهایتاً به کمربند مشکی می‌رسد. گرچه گذراندن دوره‌های آموزش شش سیگما و دریافت گواهی مربوطه برای کسب‌وکارها بسیار آسان است، اما پیاده‌سازی این روش در عمل با دشواری‌های فراوانی همراه خواهد بود. با این حال، لازم نیست هنگام انتخاب اولین پروژه شش سیگما احساس ترس و نگرانی کنید. در این نوشتار، شش نکته برای شناسایی مناسب‌ترین پروژه‌ها برای استفاده از روش شش سیگما در سازمان ارائه شده است.

رهبری جمعی
بهترین پروژه‌های شش سیگما پروژه‌هایی هستند که از آغاز تحت نظر رهبران ارشد سازمان قرار دارند؛ زیرا این پروژه‌ها به رهبرانی نیاز دارند که بتوانند به تعریف و ساختاردهی راهبرد مناسب برای انتخاب پروژه‌ها و سازماندهی دیگر مدیران اجرایی و رؤسای بخش‌های گوناگون سازمان کمک کنند. به گفته جسیکا کانجمی، متخصص مدیریت پروژه در شرکت Reveille Group و دارای کمربند مشکی شش سیگما، رهبران ارشد می‌توانند به تعیین اهداف مدنظر سازمان کمک کنند؛ آن‌ها بهترین افراد برای تعریف معیارها و اهداف پروژه هستند.

جستجو برای یافتن مشکلات فرایندی
همه کسب‌وکارها مشکلات متعددی برای حل کردن دارند؛ اما قابلیت اصلی روش شش سیگما، حل مشکلاتِ فرایندی است. به گفته کانجمی، ابزارها و شیوه‌های شش سیگما احتمالاً عملکرد مناسبی در حل دیگر مشکلات کسب‌وکار نخواهند داشت و بهتر است که این روش بر حل مشکلات فرایندی متمرکز شود. پس از شناسایی فرایندی معیوب که نیازمند توجه است، باید آن را به دقت و با جزییات، بررسی کرد. برای مثال، اگر شما در تلاش برای محدود کردن تنوع محصولات یا رفع نواقص نرم‌افزاری هستید، باید هر خطا یا نقصی را به دقت بررسی نمایید تا مهم‌ترین آن‌ها را شناسایی کنید. از آنجا که نمی‌توان تمامی مشکلات را به یک‌باره رفع نمود، باید توجه داشت که در هر مرحله تنها یک قدم به جلو برداشت.

توجه به مشتری
به گفته شان رابرتسن، مدیر یک سازمان IT و دارنده کمربند سبز شش سیگما، برای شناسایی پروژه‌های احتمالیِ مناسب، باید به بخش‌هایی از سازمان توجه کرد که با مشتریان سروکار دارند. او همچنین پیشنهاد کرد که رهبران با مدیران دیگر بخش‌های غیر IT، نظیر مدیران مالی یا مدیر بخش خدمات مشتریان مشورت کنند تا دریابند که کدام مشکلات بیش از همه آنان را آزار می‌دهند و به نظر آن‌ها چگونه این مشکلات باید رفع شوند. او گفت: «پروژه‌های شش سیگما در حوزه IT بیشتر شامل بهبود زمان پاسخگویی میز خدمات، افزایش زمان فعال بودن سرویس‌ها و کاهش دفعات رسیدگی به سیستم‌های رومیزی است. اما این پروژه‌ها بر تیم‌های IT تمرکز دارند؛ در حالی که ممکن است برای مشتریان چندان اهمیتی نداشته باشند».

مشاوره با ذی‌نفعان
توجه به نظرات ذی‌نفعان می‌تواند به تولید محصولات و خدمات بهتر در مرحله توسعه و همچنین به شناسایی مشکلات قابل‌رفع پس از عرضه محصولات، خدمات یا سخت‌افزارها کمک کند. ابزارهای شش سیگما بیشترین اثربخشی خود را زمانی دارند که از آن‌ها برای حل مشکلات داخلی سازمان که مستقیماً بر رضایت مشتریان یا ذی‌نفعان تأثیرگذارند، استفاده شود. رابرتسن مثالی از یک مدیر مالی زد که متوجه تأخیر در ارسال فاکتورها یا صدور فاکتورهایی با داده‌های نادرست می‌شود. در این مثال، پروژه شش سیگما می‌تواند مشکلات در ورودی داده‌هایی را که قابل‌پیشگیری یا نشانه‌گذاری هستند، شناسایی کند. گرچه چنین پروژه‌ای یک پروژه IT مرسوم محسوب نمی‌شود، اما می‌تواند کارایی را افزایش دهد و به کسب‌وکارها خدمات بهتری بدهد و در عین حال، از خدمات IT نیز در این فرایند استفاده کند.

شناسایی انحراف‌ها و توجه به تأثیرات آن‌ها
به گفته کانجمی، بسیار مهم است فرایندهایی را که دارای بیشترین انحراف هستند، شناسایی کنیم و سپس از لیست آن‌ها برای تعیین مشکلاتی که بیشترین تأثیر را بر عملکرد کلی کسب‌وکار دارند، استفاده نماییم. او گفت: «ضروری است که مشکل اصلی را تعریف کنیم و دامنه پروژه‌های شش سیگما را برای بررسی تمامی مشکلات موجود در یک فرایند، گسترش ندهیم و تنها بر مشکلی تمرکز نماییم که بیشترین تأثیر را دارد. ایده‌های پروژه را می‌توان بر اساس معیارهای کسب‌وکاری و اهداف راهبردیِ رهبران ارشد اولویت‌بندی کرد». این حوزه دیگری است که شامل مشارکت ذی‌نفعان و مدیران دیگر بخش‌ها می‌شود؛ افرادی که هر روز درون این فرایندها مشغول به کار هستند، ارزشمندترین بینش‌ها را درباره نحوه بهبود فرایندها در اختیار دارند.

آزمودن روش‌های جدید
ممکن است دریابید که بهترین پروژه شش سیگما پروژه‌ای است که هنوز در سازمان شما وجود ندارد. شاید بهتر باشد یک محصول، سرویس یا فرایند جدید را از ابتدا تولید کنید. در این شرایط می‌توان از زاویه دیگری از فرایند شش سیگما استفاده کرد. کانجمی گفت: «در چنین شرایطی می‌توانید از گونه دیگری از روش شش سیگما استفاده کنید؛ یعنی روش تعریف، سنجش، تجزیه‌وتحلیل، طراحی، راستی‌آزمایی. این چارچوب می‌تواند به ویژه در بخش IT مفید باشد؛ چراکه اصولاً بر توسعه فرایند، محصول یا سرویس جدیدی متمرکز است». مشکل فرایندی هر چه باشد، کسب‌وکارها می‌توانند پس از دریافت آموزش‌ها و گواهی‌نامه‌های لازم، با روش شش سیگما آن را حل کنند.

How to find the perfect project for Six Sigma success

Six Sigma is a management methodology that focuses on improving quality and reducing errors in service, software and hardware processes. Participants climb the ranks in Six Sigma training, starting at a Green Belt and ending at a Black Belt. While it’s easy to introduce Six Sigma training and certification to your business, you might be at a loss when it comes time to implement the Six Sigma methodology in practice.
You don’t have to feel overwhelmed when picking your first Six Sigma project; here are six tips for identifying the best Six Sigma-qualified project in your organization.
Poll leadership
The best Six Sigma projects involve senior leadership from the start, as you will need leaders who can help define and structure the strategy for choosing a project — and rally other executives and department heads.
Jessica Congemi, project management professional at Reveille Group and a Lean Six Sigma Black Belt, says senior leadership can help identify what the “organization is trying to accomplish,” and they’re the best starting point for defining the project’s goals and metrics.
Look for process-oriented problems
You’ll find no shortage of problems to fix in your business, but with Six Sigma, the best issues to tackle are process problems. Congemi says Six Sigma tools and methodology might not work as well with any other business issue, so it’s best to keep it targeted at solving process errors.
Once you determine a process that needs attention, you’ll want to drill down and get specific. For example, if you’re trying to limit the amount of variation in product or software defects, you need to explicitly investigate each error or defect to determine which one is the most pressing. You can’t solve every problem at once, so it’s important to remember to take it one step at a time.
Look to the customer
Sean Robertson, a Six Sigma Green Belt, former CIO and current president of an IT company, says you should look to customer-facing departments to discover potential qualifying projects. He suggests asking leaders outside IT, like the CFO or director of customer service, what frustrates them the most and how they’d like to see it change.
“IT Six Sigma projects tend to include improving service desk response times, improving uptime, reducing desktop deployment times, but those projects focus on the IT team. While important, they may not be what is most impotent to our customers,” he says.
Ask your stakeholders
Listening to stakeholders helps create better products and services during development, but it can also help identify fixable pain points after that product, service or hardware goes live. Six Sigma tools are most effective if they’re used to solve an internal error that directly impacts customer or stakeholder satisfaction.
Robertson gives the example of a CFO noting that invoices are sent out late or with inaccurate data. In this instance, a Six Sigma project would identify data entry issues that can be prevented or flagged. While not a traditional IT project, it’s one that increases efficiency and “helps serve the business better,” while utilizing IT’s services in the process.
Identify variations, but consider the impact
Congemi says it’s important to identify the processes with the most variation and then use that list to determine which problems have the most significant effect on the overall business.
“It’s critical to define the problem and not expand the scope of Six Sigma projects to examine every problem in a process, but the one that is having the most impact. Project ideas can be prioritized based on senior leadership’s strategic business goals and metrics,” she says.
This is another place where involving stakeholders and other departmental heads comes into play — the people working within the process every day will have the most valuable insight into how to improve it.
Try something new
You might find that the best Six Sigma project is one that doesn’t yet exist in your organization. It might make more sense to create a new product, service or process from scratch. In this case, you’ll want to approach the Six Sigma process from another angle.
“In these scenarios, you can use a variation of Lean Six Sigma: Define, Measurement, Analysis, Design, Verify (DMADV). This framework can be especially helpful within IT given that it focuses primarily on the development of a new service, product, or process,” says Congemi.
Whatever the process problem, there’s a way to make Six Sigma work for your business once you get the right training and certifications in place.


منبع: cio.com | تاریخ خبر:۱۵ مارس ۲۰۱۸ – ۲۴ اسفند ۱۳۹۶